作者：Jonathan DeVore 2021年8月21日

如何记录银行或信用合作社的程序（5步）共享：

无论您是收购其他银行/信用合作社，还是开设新分行并雇佣更多人员，您都需要能够确保整个组织内的一致服务和合规性。

让每个人都在同一个页面上可能是一项艰巨的任务。有时，公司很容易将培训材料和白皮书上传到共享驱动器上，但这是一个错误。你需要做的不仅仅是把信息写下来，并希望员工能弄明白。

当部门这样做时，他们最终会得到数以百计的随机指南，这些指南是用PowerPoint、Word、Excel或OneNote编写的，没有人能找到（也没有人能使用）。

别误会我的意思——你确实需要记录你的政策、流程和程序。你只需要让你的员工在有问题的时候就可以轻松地找到问题的答案。他们需要能够在完成任务的那一刻启动并使用你的书面程序并遵循这些步骤。

作为ScreenSteps（一家帮助您快速、清晰地记录程序的知识库软件公司）的首席顾问，我们使用五步策略帮助客户开始记录他们的程序，以便员工能够在需要时快速找到并使用它们。

通过遵循这五个步骤，记录银行的程序变得更容易管理。另外，你会有方向去做什么。

第1步：确定需要员工以行动回应的时刻，然后才能编写策略和程序，你需要知道你在写什么以及为什么要写。

那么，你如何识别这些需要采取行动的时刻呢？

写下你和你的员工正在问（和被问）的问题。这些问题可能来自客户、员工或经理的请求。关键是这些问题是你的员工在工作中会遇到的，需要支持才能采取行动。

其他可以使用文档化辅助工具的时刻包括日常工作的一部分、需要合规性的事情，或来自系统的警报（例如ATM缺钱）。

第2步：确定需要作为响应完成的决策和/或任务

。现在，您知道员工需要采取行动的时间，您就可以确定每个时刻需要采取的行动。例如，如果你收到ATM机现金不足的警告，可以检查ATM机的现金余额或重新填充ATM机。

每个情况和事务都需要至少一个决策和/或一个任务来解决。本质上，时刻就是问题，决定或任务就是答案。

这些决定取决于您的政策（例如，ATM没有现金，我应该重新充值吗？）当您的员工遇到这些情况时（例如，重新加注ATM），任务就是待办事项清单。

响应时刻的其他任务示例包括查看贷款余额、开立储蓄账户、转移资金等。

步骤3：编写简单、分步执行这些任务的程序通过列出与每个时刻相关的时刻和任务/决策，您现在有了书面文档的路线图。与专家面谈，编写一步一步的程序，这样你的记录程序就能引导你的员工从程序的开始到结束。

不要想得太多。列出你所知道的关于贷款或开户的一切都很诱人。但这不是你进行知识转储的机会。

使这些过程尽可能简单。

想想食物的配方。食谱告诉你要打碎多少鸡蛋，要加多少面粉。但它不涉及面粉的研磨方式还有一些人认为小麦对你有害。在你的书面程序中，只需陈述事实。你的员工只需要帮助他们做的基本知识，不一定理解他们所做的一切背后的背景信息。

示例：重新填充ATM

开门将ATM置于维护模式拉出盒式磁带用现金填充盒式磁带更换盒式磁带程序机器，以更新其中的现金金额

，如果您有附加的背景信息，请按照程序进行，将这些信息放在其他学习资源（例如视频或其他文档）中，并参考程序中的内容。如果员工想了解更多信息，他们可以查看其他学习资源。

写作技巧为每个特定任务创建一个新文档，并将其保存到基于云的文档库或知识库中。这将使您的员工在需要时更容易访问、查找和使用您的程序。例如，重新填充ATM的任务应该是它自己的过程，而不是包含所有关于ATM的Word文档的一部分。自动取款机任务的标题应该是：如何取款。

第4步：添加视觉效果以显示过程有时文字不够。如果你的程序是在计算机上完成的，那么一系列的屏幕截图将非常有助于清楚地解释一个过程，并大大减少错误。

这些屏幕截图通过向员工显示在屏幕上单击、键入或查找下一步的位置来解释一个过程。

您可以省去常规/熟悉的步骤的屏幕截图，或是每个事务所必需的步骤（例如登录系统）。

第5步：链接到相关政策和程序您的程序可以帮助您的企业应用其政策。由于您的过程是独立的，并且服务于与策略不同的目的，因此您需要在过程中链接到策略。

如果员工确实想了解更多关于程序背后的内容和原因，他们可以通过点击链接阅读相关文章或观看相关政策视频轻松了解更多信息。

结果是，您可能有数百个单独的文档来回答非常具体的问题或完成特定的任务。这很好。

通过将程序和策略分解成单独的文档，您可以更轻松地更新文章，员工也可以更轻松地通过搜索找到他们需要的内容。与

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中更易于搜索的提示如何开始记录您的个程序

为您的银行或信用社记录您的程序可能很吓人。当你遵循这五个步骤时，它会帮助你确定程序的优先级，并为如何完成任务创建一条清晰的路径。

如果你有数千个程序和策略（这是典型的），那么可能是时候升级到可搜索的在线知识库了。ScreenSteps是一个面向银行和信用合作社的员工支持知识库，帮助公司创建、存储和共享运营指南。

使用ScreenSteps强大的内容创建工具，您可以快速编写便于员工查找和遵循的程序。一位客户通过ScreenSteps在¼的时间内创建了4倍的文档。

不知道先记录哪些过程？从记录程序的步开始，写下员工需要帮助的时刻。下载此免费工作表，帮助您追踪员工的问题。关于Jonathan DeVore

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